1. Rekisterinpitäjä
Ninjou Oy, myöhempänä myös pelkkä ”Ninjou”
Y-tunnus 2543310-1
2. Yhteyshenkilö
Jani Puustinen
3. Rekisterin nimi
Ninjou Oy:n henkilö-, markkinointi- ja asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Ninjou Oy:n palkanmaksu- ja laskutuspalvelun toiminta. Lisäksi Ninjou Oy:n palvelun käyttäjien tietojen analysointi sisäistä ja ulkoista markkinointia suunniteltaessa sekä tuotekehityksessä.
5. Rekisterin tietosisältö
Ninjou Oy kerää palvelun käyttäjistä seuraavat tiedot:
– Nimi kokonaisuudessaan
– Henkilöturvatunnus
– Kotiosoite
– Puhelinnumero
– Sähköpostiosoite
– Pankkitilin numero
– Verokortin tiedot
– Laskutustiedot
– Käyttäjän asiakasrekisterin
– Palkkalaskelmat
– Ikä
– Käyttäjän toiminta Ninjou Oy:n extranetissä sis. kulloisenkin IP-osoitteen, josta sivuja on selattu
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Ninjou Oy käyttää toiminnassaan kohdan 5. mukaista, käyttäjiltä kerättyä tietoa. Ulkopuoliset tietolähteet ovat mm. vakuutusyhtiöt, viranomaisista vero- ja ulosottoviranomaiset sekä muut viranomaistahot, jotka Suomen lainsäädännön mukaan voivat Ninjou Oy:lle tietoja luovuttaa ja joilta Ninjou Oy:n on tietoja on lain mukaan vastaanotettava.
7. Tietojen vastaanottajat, tietojen luovutus
Ninjou Oy:n henkilötietoja käsittelevät säännönmukaisesti vain Ninjou Oy:n palveluksessa työskentelevät luonnolliset henkilöt.
a) Ninjou Oy luovuttaa kolmannelle taholle kohdan 5. yksilöiviä henkilötiedoista vain suomalaisten viranomaisten pyynnöstä, Suomen lain mukaisesti seuraavia tietoja:
– Nimi kokonaisuudessaan
– Henkilöturvatunnus
– Kotiosoite
– Puhelinnumero
– Sähköpostiosoite
– Pankkitilin numero
– Verokortin tiedot
b) Ninjou käyttää käyttäjiltään keräämää tietoa digitaalisisa analyysipalveluissa. Käyttäjää ei voi tässä yhteydessä yksilöidä, koska käytetty tieto ei sisällä henkilötietoja. Analyysipalveluihin käytetään seuraavia tietoja:
– Laskutustiedot
– Käyttäjän asiakasrekisteri
– Palkkatiedot
– Käyttäjän toiminta Ninjou Oy:n extranetissä, sis. hiiren osoittimen liikkeet, kenttiin kirjoittaminen, selaimen tiedot ja kulloisenkin IP-osoitteen, josta sivuja on selattu
– Aikaleimat
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Ninjou Oy ei luovuta tietoja EU:n ulkopuolelle. Yksityishenkilöön yhdistettäviä tietoja luovutetaan vain Suomen viranomaisten pyynnöstä.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakas- ja henkilötietoja säilytetään rekisterinpitäjän toimitiloissa, jotka ovat lukittu.
Rekisteriin on pääsy vain vain Ninjou Oy:n palveluksessa toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Digitaaliset käyttäjätiedot ovat suojattu teknisesti eristämällä tietovarastot julkisesta verkosta ja palvelu, jonka kautta tietoihin voi päästä, on suojattu palomuurilla ja käyttöoikeuksilla. Tietoja siirretään vain suojatun yhteyden välityksellä.
Paperiset dokumentit siirretään pääsääntöisesti digitaaliseen muotoon ja säilytetään vahvan suojauksen pilvipalvelussa. Kirjanpito ja muu paperimuodossa säilytettävä aineisto säilytetään ulkopuolisilta lukitussa tilassa.
10. Tietojen säilytysaika
Kohdan 7 b:n yksilöimättömiä tietoja säilytetään ulkopuolisissa analyysipalveluissa maksimissaan 120 päivää. Digitaalisessa muodossa olevaa, kirjanpitolain alaista laskutus- ja palkkatietoa säilytetään maksimissaan 6 vuotta. Paperisessa muodossa olevaa laskutus- ja palkkatietoa säilytetään maksimissaan 6 vuotta.
11. Rekisteröidyn yleiset oikeudet
Ninjoun palveluun rekisteröityneellä yksityishenkilöllä on oikeus tarkastella, muuttaa ja poistaa vapaasti omia tietojaan. Ninjou ei takaa palvelun toimivuutta, jos tiedoista poistetaan:
-Tilinumero
-Veroprosentti
-Yhteystiedot
12. Muut rekisteröidyn oikeudet
Työntekijöillä ja käyttäjillä on oikeus siirtää ainoastaan henkilökohtaisia tietojaan kolmannelle osapuolelle. Kaikki laskutukseen ja palkanlaskentaan liittyvät taloudelliset tiedot ovat luottamuksellisia ja Ninjoun omistamia.
Työntekijöillä ja käyttäjillä on oikeus vastustaa omien tietojensa siirtämistä ulkopuolisille tahoille, jos ulkopuolinen taho ei ole suomalainen viranomainen, jolle lain mukaan tietoja on luovutettava. Tästä pitää ilmoittaa asiakaspalveluun sähköpostilla osoitteeseen admin@ninjou.fi .
Työntekijöillä ja käyttäjillä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi. Tästä pitää ilmoittaa asiakaspalveluun sähköpostilla osoitteeseen admin@ninjou.fi .
Ninjoun palveluun rekisteröityneellä käyttäjällä tai työntekijällä on oikeus tulla kokonaan unohdetuksi käyttäjäsuhteen päättymisen jälkeen. Alla ohjeet käyttäjäsuhteen päättämiseen ja unohdetuksi tulemiseen.
Asiakassuhteen voi päättää kirjallisesti lähettämällä asiasta viestin sähköpostitse osoitteeseen admin@ninjou.fi . Kalenterikuukauden kuluttua, asiakassuhteen päättymisen jälkeen, Ninjou poistaa kaiken digitaalisessa muodossa olevan, käyttäjää koskevan ja yksilöivän tiedon palvelustaan. Käyttäjä ei voi tämän ajan jälkeen noutaa itseään koskevia palkkatodistuksia tai muita dokumentteja palvelusta, eikä Ninjou voi niitä käyttäjälle toimittaa. Paperisessa muodossa olevaa, yksilöivää laskutus- ja palkanmaksutietoa säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta.
13. Asetuksen 2018/1725, mukaisesti Ninjou kerää henkilötietoja vain siinä määrin kuin on välttämätöntä tehtäviemme nimenomaisen tarkoituksen täyttämiseksi.